Tutti i benefici dello smart working in tempo di #coronavirus. Intervista esclusiva a Danila Saba

L'economia non può fermarsi. I danni causati dal coronavirus sono in continuo aggiornamento. Le aziende cercano vie alternative per non essere annientate dall'immobilismo, con ricadute drammatiche anche sull'occupazione. Nelle ultime settimane, circolano due parole, Smart Working. Significa "lavoro agile" ma soprattutto riorganizzazione del lavoro: dalla sede dell'azienda a casa.

Una modalità che dovrebbe rispondere all'emergenza in corso ma che richiede competenze nuove, capacità di pianificazione, nuovi paradigmi culturali. I vantaggi? Ci sono. Anche psico-fisici. In questa intervista esclusiva a Dica33, abbiamo approfondito l'argomento con Danila Saba, Life & Job Coach, specializzata in ambito life & career e in percorsi di bilancio di competenze. Con una consolidata esperienza nelle risorse umane nell'ambito della selezione del personale e dell'orientamento professionale.

L'intervista

Che cosa si intende per smart working?

Nel linguaggio comune lo intendiamo come lavoro da casa e lo confondiamo con il telelavoro. Invece è molto più specifico. Tradotto, significa lavoro agile. Non è solo uno spostamento di indirizzo, dalla sede di lavoro a casa. Rappresenta un'evoluzione profonda, un mix a volte, di "andare in azienda e lavorare da casa". La sua regolamentazione è molto recente, risale al 2017. Mentre nel telelavoro, la persona viveva un po' ai margini dell'azienda, spesso non conosceva nemmeno i colleghi, si sentiva quasi un corpo estraneo, nello smart working sono previste posizioni di crescita professionale, di carriera. È un concetto radicalmente diverso. Una nuova forma di pensiero e di azione: le attività sono molto più proattive e dinamiche.

È la porta di ingresso a un cambiamento culturale profondo...

La questione, e il problema dello smart working, è soprattutto culturale. È lo scoglio più grande: significa rivedere il modello di organizzazione dell'azienda e il concetto di lavoro. Spesso, siamo noi per primi, lavoratori, ad attribuire meno valore a chi lavora a casa. Il coronavirus in queste settimane ci ha un po' obbligato ad avvicinarci a questa formula, si è fatta di necessità virtù perché l'alternativa era bloccare le attività. L'emergenza potrebbe trasformarsi in un momento di "palestra" anche per aziende restie a cambiare il modello di organizzazione. Ma è necessaria una pianificazione. Vanno costruite regole condivise con il dipendente. Non si tratta di accendere il computer e iniziare a lavorare. Si devono definire le ore, il come, le strumentazioni, la possibilità di tornare in azienda, le riunioni... I temi sono molto più strutturali.

Quali comportamenti possiamo suggerire a chi si converte allo smart working?

Chi lavora da casa deve diventare un grande pianificatore. Innanzitutto, deve ricavarsi uno spazio. Può sembrare banale, ma se ho la scrivania al centro della sala è difficile lavorare: ingombro la vita degli altri e viceversa. È utile vestirsi e prepararsi come se si dovesse uscire perché così la mente si predispone ad entrare nel nuovo ruolo: se resto in pantofole e pigiama, il mood non è proprio quello professionale. Si deve costruire una routine che segni l'inizio della giornata: uscire di casa 5 minuti, fare il giro dell'isolato... poi rientrare e iniziare a lavorare. Dobbiamo scandire il tempo del lavoro e darci una routine per permetterci di entrare nel ruolo. Non dobbiamo mai rinunciare alle pause perché il tentativo sarà sempre quello di "tirare". E a lungo andare questo atteggiamento diminuisce la nostra efficacia e la percezione che abbiamo di noi stessi. Possiamo crearci i nostri riti: fare un po' di stretching, prendere un caffè, fare due passi. Mettere insomma delle pause certe. Poi, darci un'ora di chiusura: essere in un ambiente casalingo può trarci in inganno. È come se il tempo si dilatasse: lavoriamo fino alle dieci di sera o nei fine settimana, facendo tutt'uno tra tempo lavorativo e personale. È importante mantenere in agenda appuntamenti fissi fuori casa come l'aperitivo o la palestra. Non dobbiamo rinunciare: stare in casa induce spesso a starci più del necessario e ci isoliamo. Infine, lavorare sulla collaborazione della famiglia che non è scontata. Fare in modo che coniugi e figli rispettino lo spazio di lavoro. Trovare segnali che aiutino gli altri a capire che stiamo lavorando.

Tutto questo comporta saper pianificare e saper gestire molto bene il proprio tempo...

È inevitabile, si devono acquisire nuove competenze. Alla base del concetto di smart working c'è proprio imparare a lavorare per obiettivi e non più per tempo. Dobbiamo dimenticare il timbro del cartellino ed entrare in un altro tipo di processo che è quello di portare avanti un progetto dove il tempo diventa mio. Significa acquisire, se non le ho, competenze di time management. Vanno allenate perché sono alla base del concetto di smart working. Senza, diventa veramente difficile: se non ho la responsabilità del progetto, come posso organizzare le mie azioni?

In questa nuova dimensione viene meno il rapporto con i colleghi...

Più che altro cambia il mezzo. Sicuramente manca l'approccio vis a vis però tante forme di smart working hanno call conference, scambio di mail, telefonate... Muta il tipo di relazione. Bisognerebbe cercare di mantenere ogni tanto un contatto con i colleghi. La maggior parte delle aziende che applica in modo efficace lo smart working promuove momenti di incontro con riunioni, spazi dove si passa, ci si appoggia, si lavora e poi si va via... Non c'è un isolamento completo. E poi dipende molto dalla persona: quella più estroversa, abituata a ricaricarsi in mezzo alla gente, farà più fatica. Il soggetto più introverso, invece, potrebbe trovarla addirittura una modalità preferenziale. Ridurre l'esposizione all'esterno potrebbe migliorare la produttività.

È vero che studi recenti dimostrano che lo smart working aumenta il rendimento professionale?

Certo. Sembra si arrivi addirittura al 40% di produttività in più. È veramente tanto. L'aspetto che si riduce di più è l'assenteismo inteso come malattia. La ragione è semplice: le persone sono più soddisfatte, meno stressate, hanno meno bisogno di chiedere permessi, si arrangiano di più e il tasso di assenteismo - che per l'azienda è un costo - diminuisce. Automaticamente aumenta la produttività. Si lavora sul senso di responsabilità del lavoratore e, mano a mano che cresce, genera persone che si sentono più efficaci e dunque più produttive.

Quali sono i vantaggi per il lavoratore?

Banalmente, l'orario della sveglia. Prendersi cura del proprio sonno è fondamentale. Si può ricavare dello spazio in più per dormire o per altre attività. Alcuni studi dimostrano che con lo smart working, rispetto agli spostamenti, si recupera almeno un'ora della giornata. Poi, sicuramente, c'è la questione logistica. Non mi devo spostare, posso gestire quello che ruota attorno alla famiglia: portare un figlio a fare sport, uscire con il cane per la passeggiata... Nella pausa posso inserire attività che mi fanno sentire più a mio agio nei ruoli che ricopro nella vita. Di conseguenza, tra i vantaggi c'è la riduzione dello stress che influisce positivamente sulla qualità dell'umore delle persone e sulla produttività.

Sono vantaggi forti. Ma la realtà italiana sembra raccontarci ancora di una struttura imprenditoriale che fatica a ridurre il controllo sul lavoro del dipendente. Qual è la sua esperienza?

Confermo questo trend. È per questo che dico che ci vuole un cambio culturale. Lo smart working si basa sulla reciproca fiducia. Si deve rinunciare alle forme di controllo classiche oggi ancora presenti nelle aziende. Purtroppo i manager sono i primi a non voler costruire questo tipo di relazione perché è poco controllabile. Ci sono aziende, e sono molte, che come unico criterio hanno quello di timbrare il cartellino con il risultato, talvolta, di produttività bassissime: le persone sono in ufficio ma non fanno comunque quello che dovrebbero fare. Rispetto alle aziende tradizionali, lo smart working sta crescendo molto nelle start up dove c'è una fascia di manager più giovane, di un'altra generazione, che si aspetta questo bilanciamento positivo tra lavoro e vita privata. E se non c'è, lo patisce.

Quali sono i vantaggi invece per le aziende?

Direi che sono gli stessi del lavoratore. Quindi vantaggi in termini di produttività, perché se la persona lavora bene, produce di più e l'azienda beneficia dei risultati. E poi un vantaggio in termini economici. Un solo esempio: le aziende possono ridurre gli spazi. Se non ho più bisogno di avere 100 persone contemporaneamente, mi basta uno spazio da 50 con postazioni dove le persone vengono a rotazione e riduco molto i costi di gestione. Lo smart working permette poi di razionalizzare le risorse umane, rendendosi conto magari che il personale è sovrastimato. Per le imprese veramente più smart, il beneficio è anche quello di creare spazi culturalmente vivaci che favoriscono lo scambio di idee, la partecipazione ad eventi, come accade nei coworking. In modo indiretto questo influisce sulla creatività e sull'evoluzione dei prodotti di un'azienda.

Guardiamo oltre l'emergenza coronavirus: è fiduciosa sull'espansione di questa formula di lavoro?

Credo sia necessario un ricambio generazionale. L'industria in senso stretto fa ancora molta fatica e c'è tanto da lavorare. Alcune banche stanno introducendo una giornata a settimana da casa. Ma deve cambiare proprio la mentalità e il cambiamento non sarà immediato. Partirà comunque dalla fascia di popolazione più giovane, quella tra i 25 e i 30 anni: saranno loro a trainare questa evoluzione.


Carla De Meo

Riferimenti bibliografici

F. Butera, Il change management strutturale, approccio, metodi, casi, Milano, Franco Angeli, 2016

F. Maimone (a cura di), Change Management. Gestire il cambiamento organizzativo con un approccio "human centred", Milano, Franco Angeli, 2018

P. Staropolis, Smart working e controllo sul lavoratore tramite gli strumenti del lavoro, Milano, Ipsoa, 2017

A.Donadio, Smarting-up. La smart organization: una nuova relazione tra persone e organizzazione, Milano, Franco Angeli, 2018

Politecnico di Milano, Osservatorio Smart working, Osservatorio.net