Il Management System Approach per ottimizzare il flusso di lavoro

Kaplan e Norton, due studiosi di Harward, hanno ideato uno strumento per meglio focalizzare e raggiungere i propri obiettivi: il Management System Approach. Tutto parte dall'analisi integrata dei processi e degli strumenti di gestione, che un'impresa usa per sviluppare la propria strategia, tradurla in azioni operative e, infine, monitorarne i miglioramenti e l'efficacia. Del resto, lo sostiene anche Bill Gates: per cambiare è fondamentale la misurazione. Il fondatore di Microsoft, infatti, proprio di recente ha affermato che per rendere più efficaci le attività umanitarie in giro per il mondo è necessario modificare il loro metodo di valutazione: non è così importante valutare e misurare la loro entità alla partenza quanto gli effetti e i risultati ottenuti dopo la loro applicazione. Cosa potrebbe voler dire per i Trainer? Sapere esattamente dove siamo, dove vogliamo andare e come farlo nel migliore dei modi. Come possiamo implementare il nostro MSA? Prendiamo un foglio bianco e scriviamo, da una parte, tutte le esperienze positive che vogliamo portare con noi e dall'altra tutti i cambiamenti che vorremo attivare e gli obiettivi che vorremmo raggiungere, individuando la giusta strategia per ognuno. Attenzione: per esser davvero utile, quest'analisi, deve essere puntuale e concreta, monitorabile e misurabile nel tempo. Dovrete costruire un piano delle vostre aspettative e degli impegni che vorreste prendere con voi stessi e con i vostri clienti, disegnando la rotta migliore per raggiungerli. Ad esempio, vi siete resi conto che nella precedente stagione avete perso troppo tempo per spostarvi da un cliente a un altro, o da un centro a un altro? Il vostro obiettivo potrebbe essere una più efficiente ed efficace gestione del tempo. Organizzare meglio l'agenda, con criterio e attenzione, vi consentirà di seguire più clienti, di sprecare meno energie e quindi essere anche più performanti, oltre che di incrementare i vostri guadagni e contenere le spese. In un colpo solo avrete ridotto gli sprechi (tempo, energia, carburante, ecc.) e aumentato gli incassi (maggior numero di clienti e/o lezioni) . Un semplice sistema potrebbe essere dividere il vostro tempo in slot da 30' ognuno. Meno slot vuoti, maggiore efficienza.
Avete in mente di partecipare a corsi di aggiornamento o di comprare nuovi attrezzi? Pianificate le uscite finanziarie. Sapere già oggi che, per esempio, a maggio dovrete affrontare un'importante spesa per un corso tanto atteso e desiderato, vi permetterà di accantonare ogni mese una somma, che vi consentirà, al momento del pagamento, di non farvi cogliere di sorpresa. Costruite il vostro cash flow, prevedendo quelle che saranno le entrate e le uscite di cassa su base giornaliera. Andate poi a verificare, settimanalmente, se le previsioni si sono realizzate ed effettuate gli opportuni aggiustamenti. In questo modo avrete sempre la vostra situazione finanziaria sotto controllo, prevenendo eventuali spiacevoli sorprese. Questi non sono che semplici esempi, che possono però darvi l'idea di come una corretta pianificazione strategica della propria attività possa fare la differenza sulla strada verso il successo (date un'occhiata anche alla tabellina di esempio) .

Importante: obiettivi semplici e monitorabili, perché se scrivete la vostra lista e poi la dimenticate in un cassetto, per poi riesumarla a fine stagione, tanto vale aver perso tempo a scriverla. È fondamentale che la monitoriate con cadenza almeno mensile, per poter vedere quali degli obiettivi siano stati raggiunti, quali possano essere migliorati, quali vadano rivisti perché le condizioni che li avevano previsti sono cambiate. La vostra lista deve esser dinamica, come voi. Solo così potrete implementare il vostro Management System, semplice e personalizzato, che vi aiuterà ad aver sempre ben chiari direzione e rotta, permettendovi sempre di rivedere la vostra strategia, qualora le circostanze lo richiedano. Ricordate: pianificazione chiara e precisa, monitoraggio e dinamismo, devono essere i compagni fidati ai quali affidarsi per ottimizzare il vostro lavoro.

Luisa Mortati
Dottore Commercialista e Consulente Giuridico d'Impresa